Den spanske regering godkendte den 20. februar 2023 lov 2/2023 for at indarbejde EU-direktiv 2019/1937 om whistleblowing for virksomheder og andre organisationer. Loven trådte i kraft den 13. marts 2023.

Baggrund

EU-direktiv 2019/1937 om whistleblowing fastslog i artikel 26, at alle EU-lande senest den 17. december 2021 skulle indarbejde direktivet i deres nationale lovgivning. Private virksomheder med mellem 50 og 249 ansatte fik dog en toårig frist, mens virksomheder med mere end 250 ansatte og offentlige organisationer ikke fik forlængelse.

Uanset antal ansatte er det obligatorisk at have et internt informationssystem for alle politiske partier, fagforeninger, erhvervsorganisationer og fonde, der administrerer offentlige midler.

Private virksomheder med færre end 50 ansatte er ikke forpligtede til at etablere en whistleblowerkanal, medmindre anden spansk lovgivning eller en kollektiv overenskomst kræver det.

Ifølge straffelovens artikel 31 bis kan en juridisk person holdes ansvarlig for forbrydelser begået i dens navn af dens repræsentanter eller ledelsesmedlemmer. Virksomheden kan også holdes ansvarlig, hvis den undlader at føre tilstrækkeligt tilsyn og kontrol.

Derfor er det nødvendigt at etablere compliance-politikker og whistleblowerkanaler, da disse hjælper virksomheden med at demonstrere sin etiske ansvarlighed – selv om de ikke automatisk fritager for ansvar.

EU-direktiv 2019/1937 – Regulering

Direktivet fastlægger fælles minimumsstandarder for effektiv beskyttelse af whistleblowere og pålægger medlemsstaterne at etablere kommunikationskanaler og beskyttelsesmekanismer.

Direktivet dækker klager over overtrædelser inden for blandt andet:

• Offentlige udbud
• Finansielle tjenester
• Produktsikkerhed, fødevaresikkerhed og transportsikkerhed
• Miljøbeskyttelse
• Dyresundhed
• Nuklear sikkerhed
• Folkesundhed
• Forbrugerbeskyttelse
• Databeskyttelse og privatliv
• Konkurrence
• Det indre marked og EU’s finansielle interesser

Informanter kan være ansatte, offentlige medarbejdere, freelancere, aktionærer, bestyrelsesmedlemmer, frivillige, praktikanter eller tidligere ansatte.

Informationskanaler kan være interne (foretrukket) eller eksterne. Kommuner med under 10.000 indbyggere eller under 50 ansatte er fritaget.

Beskyttelsesforanstaltninger:
Whistleblowerens identitet og data skal beskyttes, og gengældelse er forbudt.

Sanktioner:
EU-landene skal fastsætte sanktioner mod personer, der forsøger at forhindre klager, udøver gengældelse eller bryder fortrolighedspligten.

Spansk lov 2/2023 – Whistleblowerkanaler

Den spanske lov “Reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción” udvider EU-direktivets bestemmelser.

Hvem er forpligtet?

• Virksomheder med 50 eller flere ansatte.
• Virksomheder, der opererer i EU inden for:
  • Finansielle tjenester og markeder
  • Hvidvaskningsforebyggelse
  • Transportsikkerhed
  • Miljøbeskyttelse
• Politiske partier, fagforeninger, erhvervsorganisationer og fonde, der modtager offentlige midler.
• Offentlige myndigheder.

Informationskanaler:
Kan være interne eller eksterne (Statsadvokaten anbefaler eksterne).

Koncernforbundne virksomheder kan etablere en fælles politik og et fælles system for hele gruppen.

Virksomheden skal informere tydeligt om whistleblowerkanalen — både internt (gennem kurser, møder osv.) og eksternt (på websitet i et synligt afsnit).

Ansvar og drift:

• Det øverste ledelsesorgan har ansvaret for implementering.
• En uafhængig ansvarlig person skal udpeges.
• Der skal føres en fortrolig registreringsbog over alle klager og undersøgelser (opbevaring maks. 10 år).
• Klager kan indgives anonymt.
• Ved mundtlige klager skal medarbejderen informeres om, at samtalen kan blive optaget.

Eksisterende systemer skal tilpasses lov 2/2023 inden for tre måneder.

Beskyttelse af informanten

De samme beskyttelsesforanstaltninger som i EU-direktivet gælder, men Spanien tilføjer en toårig garanti mod repressalier efter afsluttet sag.

Autoridad Independiente de Protección del Informante

En uafhængig offentlig myndighed under Justitsministeriet fungerer som ekstern kanal, overvåger håndteringen af sager og kan udstede sanktioner.

Sanktioner

Lov 2/2023 opdeler overtrædelser i meget alvorlige, alvorlige og milde (artikel 63):

For fysiske personer:

• Meget alvorlige: 30.001–300.000 €
• Alvorlige: 10.001–30.000 €
• Milde: 1.001–10.000 €

For juridiske personer:

• Meget alvorlige: 600.001–1.000.000 €
• Alvorlige: 100.001–600.000 €
• Milde: op til 100.000 €

Forældelsesfrister:

• Meget alvorlige: 3 år
• Alvorlige: 2 år
• Milde: 1 år

Hvornår er det obligatorisk i Spanien?

• For alle juridiske personer: inden 12. juni 2023.
• For virksomheder med 50–249 ansatte: inden 1. december 2023.

Anbefaling

Zafo Law kan håndtere hele implementeringsprocessen af whistleblowerkanalen samt tilpasning til spansk lovgivning – både for enkeltvirksomheder og koncerner.

De tilbyder også bistand til styring, evaluering og opfølgning af indkomne klager i samarbejde med virksomhedens compliance-enhed, samt juridisk rådgivning om nødvendige korrektive foranstaltninger.

Et eksternt whistleblower-system anbefales for at sikre større uafhængighed, objektivitet og tryghed for medarbejderne ved indberetninger.