Ledelsesorganer i et spansk selskab

De tre mulige ledelsesformer

Generalforsamlingen skal vælge en af følgende ledelsesformer for selskabet:

1. Én administrator
2. To administratorer (sammen / hver for sig).
3. En bestyrelse (minimum tre personer). Et eller flere bestyrelsesmedlemmer kan være executive (consejero delegado) eller non-executive.

Administratorer eller medlemmer af bestyrelsen behøver som udgangspunkt ikke at være aktionærer i selskabet, men andet kan være bestemt i selskabets vedtægter.

Administrator

Selskabet kan ledes, administreres og repræsenteres af én administrator eller af to administratorer, der enten kan handle i fællesskab eller individuelt.

Administrator har generelle beføjelser til at handle på vegne af selskabet og kan forpligte selskabet ved at træffe beslutninger, underskrive aftaler, give fuldmagt til tredjemand mv. i selskabets navn.

Administrators beføjelser kan ikke begrænses.

Administrator har også beføjelse til at certificere indholdet af en generalforsamling og dermed kan administrator udstede og underskrive den nødvendige erklæring om beslutninger truffet af aktionærerne foran en spansk notar.

Administrator kan give fuldmagt til en advokat, der så kan møde hos notar og underskrive administrators og aktionærernes beslutninger. Det er nødvendigt, at en sådan fuldmagt underskrives af administrator personligt foran en spansk notar, og det er dermed i praktisk henseende vigtigt, at den valgte administrator taler og forstår spansk.

Det er meget vanskeligt for aktionærerne at kontrollere alle administrators handlinger. Det er administrator, der udarbejder årsregnskabet, og i Spanien er det ikke obligatorisk at revidere det.

”En vis kontrol med selskabers ledelsesorganer blev indført ved lov nr. 31/2014, hvorefter det er blevet påkrævet, at aktionærerne skal deltage i transaktioner, der involverer et essentielt aktiv for selskabet, forstået som et aktiv, med en værdi på mere end 25% af selskabets balance.”

Administrator kan (let) ifalde et personligt ansvar for selskabets forpligtelser overfor tredjemand.

Dette er særligt relevant at være opmærksom på, hvis  selskabets ledelse består af 2 administratorer, der kan handle hver for sig, da de begge risikerer at ifalde et personligt ansvar for handlinger, som udelukkende er foretaget på selskabets vegne af den ene administrator.

Bestyrelse

En bestyrelse i et spansk selskab skal bestå af minimum 3 personer.

Bestyrelsens beslutninger skal notariseres og registreres i det spanske Selskabsregister for at være gyldige.

Alle bestyrelsens medlemmer skal deltage på generalforsamlingen for at kunne afgive de nødvendige oplysninger til aktionærerne.

”På tidspunktet for registrering af selskabets aktivitet hos de spanske skattemyndigheder, er det nødvendigt at mindst en administrator / bestyrelsesmedlem er tilmeldt hos seguridad social (social sikring), medmindre der samme dag ansættes en direktør eller ansvarshavende. I praksis betyder det, at én person skal være bosiddende i Spanien.”

Bestyrelsen skal fordele bestyrelsesposterne imellem sig, og der skal vælges en formand og sekretær.

Formand: Bestyrelsesformanden skal indkalde til møder (aktionær og bestyrelse) med dagsorden og lede møderne. Formanden skal indkalde til bestyrelsesmøde mindst én gang hvert kvartal.

Sekretær: Bestyrelsessekretæren skal forberede møder (aktionær og bestyrelse) og formalisere beslutninger ved udstedelse af mødereferat og fremmøde foran spansk notar. Sekretæren skal desuden opbevare de obligatoriske selskabsbøger.

Consejero Delegado: Mellem bestyrelsesmedlemmerne er det muligt at udnævne en Consejero Delegado, der kan få delegeret de fleste af bestyrelsens beføjelser.

“Administrator / bestyrelsesmedlemmerne kan (let) ifalde et personligt ansvar for selskabets forpligtelser overfor tredjemand, og der
hæftes med den personlige formue”

“Tegning af en ansvarsforsikring (D&O)
bør overvejes, omend den ikke vil være dækkende i alle situationer”

Dermed kan en Consejero Delegado optræde på bestyrelsens og selskabets vegne og vil således kunne underskrive ansættelsesaftaler og andre kontrakter samt agere i forhold til selskabets bankkonto mv.

”Sekretær” for bestyrelsen

Der kan indsættes en sekretær for bestyrelsen (secretario no miembro), typisk selskabets advokat, der kan underskrive og attestere notarielle dokumenter på bestyrelsens og generalforsamlingens vegne såsom godkendelse af årsregnskab og vedtægtsændringer.

Dermed skal bestyrelsesmedlemmerne ikke personligt give møde foran notar i Spanien, men kan underskrive referatet i for eksempel Danmark.

Rådgivende advokat

I følge lov nr. 39/1975 af 31. oktober er det påkrævet, at selskaber med en aktiekapital på over 300.000 euro eller en omsætning på mere end 600.000 euro eller med mere end 50 ansatte skal udpege en rådgivende advokat (Letrado asesor), der skal være til stede og rådgive på bestyrelsesmøderne.

Hovedformålet er at undgå, at bestyrelsen indgår aftaler, der er i strid med loven eller kan føre til et ansvar.

 

Download artikel som pdf – klik her