Ledningsorgan i ett spanskt bolag

De tre möjliga ledningsformerna

På bolagsstämman ska en av följande ledningsformer för bolaget väljas:

1. En admininstrador.
2. Två administradores (med firma var och en för sig eller i förening med varandra).
3. En styrelse (minst tre ledamöter). En eller flera av ledamöterna kan utses till verkställande ledamot (consejero delegado).

Administradores och styrelseledamöter behöver, som utgångspunkt, inte äga aktier i bolaget. Det är dock möjligt att i bolagsordningen fastställa att enbart aktieägare kan inneha dessa poster.

Administrador

Bolaget kan ledas, förvaltas och företrädas av en eller två administradores. Dessa kan ha rätt att teckna bolagets firma var för sig eller enbart i förening med varandra.

Administradores  har behörighet att agera å bolagets vägnar och kan förpliktiga bolaget genom att i bolagets namn fatta beslut, skriva under avtal, ställa ut fullmakt till tredje man, etc.

De behörigheter som tillfaller en administrador kan inte begränsas.

Administradores kan även certifiera bolagsstämmans beslut och är också behörig att låta upprätta och skriva under intyg på aktieägarnas beslut inför notarie.

För att denna formalitet ska gå snabbare och smidigare kan en administrador också välja att ge fullmakt till en advokat, som sedan inför notarie kan underteckna de beslut som fattats av en administrador  eller på bolagsstämma.

En sådan fullmakt måste undertecknas personligen inför en spansk notarie. Det är därför i praktiken viktigt att den som utses till administrador förstår och talar spanska.

Det är svårt för aktieägarna att kontrollera alla handlingar som utförs av en administrador. Det är denne som upprättar årsredovisningen och i Spanien är revision av denna redovisning inte obligatorisk.

”En viss kontroll av bolagsledningen existerar, då aktieägare nu måste ge sitt medgivande till de operationer som involverar en för bolaget väsentlig tillgång, alltså tillgångar som utgör mer än 25% av värdet i bolagets balansräkning.”

Administradores kan (lätt) få personligt ansvar för bolagets förpliktelser gentemot tredje man.

Detta är speciellt relevant om bolagets ledning består av två administradores med rätt att var för sig teckna bolagets firma, då var och en av dessa riskerar personligt ansvar med grund i de handlingar som uträttats för bolagets räkning enbart av den andre.

Styrelse

En spansk bolagsstyrelse måste bestå av minst tre personer.

Beslut fattade av styrelsen måste tas upp i en handling upprättad av notarie och registreras i det spanska bolagsregistret för att vara giltiga.

Samtliga av styrelsens ledamöter har närvaroplikt vid bolagsstämman, för att kunna meddela aktieägarna nödvändig information.

”När bolagets verksamhet registreras hos det spanska skatteverket måste åtminstone en av administrador / styrelseledamöterna vara inskriven i seguridad social (det spanska social-försäkringssystemet), såvida inte en direktör eller verksamhetsansvarig anställs samma dag. I praktiken innebär detta att åtminstone en person måste vara bosatt i Spanien.”

Styrelsemedlemmarna distribuerar styrelseuppdragen sinsemellan och en ordförande och en sekreterare ska väljas.

Ordförande: Ordföranden ska sammankalla möten med en dagordning (bolagsstämma såväl som styrelsesammanträden) och agera ordförande vid mötena. Ordföranden måste kalla styrelsen till sammanträde minst en gång i kvartalet.

Sekreterare: Styrelsens sekreterare ska förbereda mötena (bolagsstämma och styrelsesammanträden) och formalisera besluten genom att föra protokoll vid mötena och infinna sig inför en spansk notarie. Sekreteraren ska också föra de obligatoriska bolagsböckerna.

”Administrador / styrelseledamöterna riskerar att (lätt) få personligt ansvar för bolagets förpliktelser och svarar då för dessa med sina personliga tillgångar.”

“Det bör övervägas att ta en skadeståndsförsäkring (D&O), även om denna inte täcker alla situationer.”

Följaktligen kan den verkställande ledamoten agera å styrelsens och bolagets vägnar och kan därför underteckna anställningsavtal och andra kontrakt, och även hantera företagets bankkonto, etc.

Utomstående sekretare

En person som inte är styrelseledamot – i de flesta fall bolagets advokat – kan utses till styrelsens sekreterare (secretario no miembro). Den utomstående sekreteraren kan underteckna och certifiera handlingar inför notarie för styrelsens eller bolagsstämmans räkning, exempelvis årsredovisningar eller ändringar i bolagsordningen.

På sin vis behöver styrelseledamöterna inte personligen infinna sig inför en spansk notarie, utan kan befinna sig utanför Spanien när de undertecknar mötesprotokollen.

Rådgivande advokat

Enligt Lag 39/1975 av 31 oktober måste bolag med ett aktiekapital på över 300 000 euro, en omsättning på över 600 000  euro eller mer än 50 anställda utse en advokat (Letrado asesor), som ska närvara och tillhandahålla juridisk rådgivning vid styrelsesammanträdena.

Huvudsyftet är att förhindra att styrelsen ingår avtal i strid med lag, som skulle kunna leda till skadeståndsansvar.

 

Ladda ner som pdf – klicka här